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Fases de la implementacion 5S - Proceso de implantacion 5S en cinco pasos

La implantación de las 5S sigue un proceso establecido en cinco pasos, cuyo desarrollo implica la asignación de recursos, la adaptación a la cultura de la empresa y la consideración de aspectos humanos.

El esquema de las 5S tienen forma de cinco pasos o fases, que en japonés se componen con palabras cuya fonética empieza por “s”: seiri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke; que significan, respectivamente: eliminar lo innecesario, ordenar (cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa), limpiar e inspeccionar, estandarizar (fijar la norma de trabajo para respetarla) y disciplina (construir autodisciplina y forjar el hábito de comprometerse).  

1. Seiri

La primera de las 5S significa clasificar y eliminar del área de trabajo todos los elementos innecesarios para la tarea que se realiza. Por tanto, consiste en separar lo que se necesita de lo que no se necesita, y controlar el flujo de cosas para evitar estorbos y elementos inútiles que originan despilfarros:

Incremento de manipulaciones y transportes.
Accidentes personales.
Pérdida de tiempo en localizar cosas.
Obsoletos, no conformes, etc.
Coste del exceso de inventario.
Falta de espacio.

La pregunta clave es: ¿Es útil o inútil?

Uno de los principales enemigos del seiri es el “esto puede ser útil más adelante”, que conduce a coleccionar elementos innecesarios que molestan y quitan espacio.

La aplicación del seiri comporta:

Separar aquello que es realmente útil de aquello que no lo es.
Mantener lo que se necesita y eliminar lo que sobra.
Separar los elementos necesarios según su uso y a la frecuencia de utilización.
Aplicar estas normas tanto a materiales tangibles (herramientas, máquinas, piezas, etc.) como intangibles (información, ficheros, etc.).

Los beneficios del seiri se pueden ver reflejados en aspectos como:

Liberación de espacio útil en plantas y oficinas.
Reducción del tiempo necesario para acceder a los materiales, herramientas, utillajes, etc.
Facilidad para el control visual.
Aumento de la seguridad en el lugar de trabajo.

En la práctica se utiliza una técnica mediante tarjetas rojas, que consiste en adherir dichas tarjetas a todos los elementos que sean sospechosos de ser prescindibles, bien porque haga mucho tiempo que no se utilicen o bien porque se han quedado obsoletos, y decidir si hay que considerarlos como un desecho. Si no se hace nada, las cosas simplemente se acumulan. Hay que dar un paso decisivo aportando todo lo que se necesite en un plazo razonable.

La utilización de las tarjetas rojas debe seguir un criterio ordenado de actuación a partir de una lista de chequeo de los distintos elementos susceptibles de “evaluación”.

2. Seiton

Organizar los elementos clasificados como necesarios, de manera que se puedan encontrar con facilidad. Para esto se ha de definir el lugar de ubicación de estos elementos necesarios e identificarlos para facilitar la búsqueda y el retorno a su posición. La actitud que más se opone a lo que representa seiton, es la de “ya lo ordenaré mañana”, que acostumbra a convertirse en “dejar cualquier cosa en cualquier sitio”.

La implantación del seiton comporta:

Marcar los límites de las áreas de trabajo, almacenaje y zonas de paso.
Disponer de un lugar adecuado.
Evitar duplicidades (cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa).

Los beneficios del seiton se pueden ver reflejados en aspectos como:

Una mayor facilidad para el acceso rápido a los elementos que se necesitan.
Una mejora en la productividad global de la planta.
Un aumento de la seguridad en el lugar de trabajo.
Una mejora de la información para su accesibilidad y localización.

Puesta en marcha

Para poner en práctica seiton, hay que asegurar que se disponga de lo necesario en el momento oportuno y en buenas condiciones, sin tener que hacer búsquedas. Para ello, hay que decidir dónde colocar las cosas y cómo ordenarlas en relación a la frecuencia de uso y con un criterio de seguridad, calidad y eficacia. Se trata de alcanzar el nivel de orden preciso para producir con calidad, eficiencia y dotar a los empleados de un ambiente laboral que favorezca la seguridad, la calidad y la correcta realización de su trabajo. 

El orden consiste en desarrollar una disposición óptima de los elementos para que el flujo de cosas sea fácilmente visible, estudiar la eficiencia de los cambios de útiles, encontrar modos de estandarizar la disposición de los medios para facilitar una buena operatividad y un fácil mantenimiento. Las cosas en uso constante deben colocarse cerca y a mano, las utilizadas ocasionalmente deben mantenerse en áreas de almacenaje comunes, y las usadas solo raramente deben llevarse al almacén.
Reglas de sentido común para ordenar las cosas:

Eliminar la suciedad, el polvo, el óxido, la electricidad estática y otras partículas extrañas, colocando los artículos en sobres, cajas de plástico o recubriéndolos con inhibidores de corrosión.

Decidir los niveles de existencias (máximo y mínimo). Los indicadores de cantidad limitan el número de estantes y espacios a utilizar para mantener stocks. Cuando no se pueden señalar cantidades exactas, al menos hay que indicar cantidades máximas y mínimas.

Ordenar los objetos de manera que las personas no tropiecen con ellos, delimitando zonas de paso, de almacenamiento, etc.

Organizar estantes y muebles en lugares específicos.

Ordenar las áreas de almacenaje para facilitar el transporte y para que los artículos se almacenen y utilicen preferentemente por el método FIFO (first in first out). Etiquetar y asignar números de localización a las áreas de almacenaje e indicar el punto de pedido (unidades disponibles en el momento de lanzar una orden de aprovisionamiento), el tamaño del lote y el plazo de entrega.

Ordenar las cosas según líneas rectas, en ángulos rectos, en vertical o en paralelo.

Marcar en rojo los contenedores y estantes de artículos defectuosos o de rechazo.

No colocar nunca cosas directamente sobre el suelo.

Escribir claramente las indicaciones de las localizaciones. Confeccionar, colocar o colgar placas o tableros de señales que indiquen de forma clara, los nombre de las cosas, los códigos de los estantes o muebles para definir el lugar en donde debe colocarse cada cosa.

3. Seiso

Seiso significa limpiar, inspeccionar el entorno para identificar el fuguai (palabra japonesa traducible por defecto) y eliminarlo. En otras palabras, seiso da una idea de anticipación para prevenir defectos.

La aplicación del seiso comporta:

Integrar la limpieza como parte del trabajo diario.
Asumir la limpieza como una tarea de inspección necesaria.
Centrarse tanto o más en la eliminación de las causas de la suciedad que en las de sus consecuencias.

Los beneficios del seiso se pueden ver reflejados en aspectos como:

Una reducción del riesgo potencial de accidentes.
Un incremento de la vida útil de los equipos.
Una reducción del número de averías.
Un efecto multiplicador porque la limpieza tiende a la limpieza.

La limpieza es el primer tipo de inspección que se hace de los equipos, de ahí su gran importancia. A través de la limpieza, se aprecia si un motor pierde aceite, si una máquina produce rebabas, si existen fugas de cualquier tipo, si hay tornillos sin apretar, etc. En este punto se recuerda al lector una cita del profesor Ytsuda: “organizar, ordenar y limpiar no es pagar o pedir al personal que limpie, es un planteamiento sistemático de gestión”.

4. Seiketsu

Seiketsu es la metodología que permite consolidar las metas alcanzadas aplicando las tres primeras “S”, porque sistematizar lo hecho en los tres pasos anteriores es básico para asegurar unos efectos perdurables. Estandarizar supone seguir un método para aplicar un procedimiento o una tarea de manera que la organización y el orden sean factores fundamentales. 

La estandarización fija los lugares donde deben estar las cosas y donde deben desarrollarse las actividades, y en especial la limpieza e inspecciones, tanto de elementos fijos (máquinas y equipamiento) como móviles (por ejemplo, lo que nos llega de los proveedores). Un estándar es la mejor manera, la más práctica y sencilla de hacer las cosas para todos, ya sea un documento, un papel, una fotografía o un dibujo. 

El principal enemigo del seiketsu es la conducta errática. Aplicando la táctica del “hoy sí y mañana no”, lo más probable es que los días de incumplimiento se multipliquen de forma rápida. 

La aplicación del seiketsu comporta:

Mantener los niveles conseguidos con las tres primeras “S”.
Elaborar y cumplir estándares de limpieza y comprobar que estos se aplican correctamente.
Transmitir a todo el personal la enorme importancia de aplicar los estándares.

Los beneficios del seiketsu se pueden ver reflejados en aspectos como:

Un conocimiento más profundo de las instalaciones.
La creación de hábitos de limpieza.
El hecho de evitar errores en la limpieza, que en algunas ocasiones pueden provocar accidentes.
Una mejora manifiesta en el tiempo de intervención sobre averías.

El programa de estandarización deberá incluir actividades de carácter preventivo, como por ejemplo evitar aquellos puntos de suciedad que obligan a una limpieza excesiva.

La estandarización es importante por las siguientes razones:

Representa la mejor forma, la más fácil y más segura de realizar un trabajo.
Ofrece la mejor manera de preservar el know-how y la experiencia.
Proporciona una manera de medir el desempeño y una base para el entrenamiento.
Muestra la relación entre causa y efecto.
Proporciona una base para el mantenimiento y la mejora.
Facilita objetivos e indica metas.
Crea una base para la auditoría y el diagnóstico.
Representa un método para evitar errores recurrentes y minimizar la variabilidad.

Este documento representa un modelo para la estandarización en la implantación de las 5S. La información que contiene incluye: la acción a realizar, el elemento a utilizar, la frecuencia de uso, el tiempo de operación y la posible documentación asociada. 

5. Shitsuke

Shitsuke se puede traducir por disciplina o normalización, y tiene por objetivo convertir en hábito la utilización de los métodos estandarizados y aceptar la aplicación normalizada. Uno de los elementos básicos ligados a shitsuke es el desarrollo de una cultura de autocontrol, el hecho de que los miembros de la organización apliquen la autodisciplina para hacer perdurable el proyecto de las 5S, siendo ésta la fase más fácil y más difícil a la vez:

La más fácil porque consiste en aplicar regularmente las normas establecidas y mantener el estado de las cosas.

La más difícil porque su aplicación depende del grado de asunción del espíritu de las 5S a lo largo del proyecto de implantación. 

La idea de shitsuke es fácil de confundir con conceptos como moralidad, ética, diligencia, pero la palabra shitsuke en japonés originariamente se refiere a las costuras sobre las telas, y justamente como que estas costuras deben estar correctamente alineadas, así todas las formas de conducta humana deben estar de acuerdo con un conjunto de reglas básicas. La conducta correcta crece con la práctica y requiere cambiar los hábitos, de manera que en el lugar de trabajo todos los operarios estén profundamente formados en los conceptos de resolución de problemas, estándares de trabajo y puedan ejecutar las tareas asignadas uniformemente y sin errores.

La aplicación del shitsuke comporta:

Respetar las normas y estándares reguladores del funcionamiento de una organización.
Reflexionar sobre el grado de aplicación y cumplimiento de las normas.
Mantener la disciplina y la autodisciplina, mejorando el respeto del propio ser y de los demás.
Realizar auditorías que deben ser conocidas por todos los miembros del equipo para facilitar la autoevaluación.

Los beneficios del shitsuke se pueden ver reflejados en aspectos como:

Una cultura de sensibilidad, respeto y cuidado de los recursos.
Una mejora del ambiente de trabajo, que contribuirá al incremento de la moral.

La creación de un medio de trabajo en el que las personas sean capaces de aplicarse a lo que ellos mismos u otros han decidido es indispensable para que una planta sea excelente. Cuanto más elevado sea el nivel de la gestión de la fábrica, más esfuerzo se hará para crear esta clase de atmósfera, y más importante será la disciplina.

A través de la práctica de las 5S se intentan crear áreas de trabajo disciplinadas cambiando las actitudes y conductas de todos, tal es el caso por ejemplo de devolver las herramientas a su sitio después de utilizarlas.

La característica más significativa de estas actividades es que las personas hacen un esfuerzo voluntario para cumplir los estándares que ellos mismos han fijado. Si un área de trabajo no puede cumplir las 5S de acuerdo con las reglas, no hay modo de que pueda trabajar de acuerdo con los estándares. Esta es la razón por la que es importante inculcar paciente y continuamente la práctica de estas actividades. Son inconmensurables las diferencias de resultados entre las fábricas que practican las 5S a medio gas y las que las practican concienzudamente.

Disponer de la infraestructura que facilite el mantenimiento de los estándares, motivación para hacerlo, tiempo para acostumbrarse y el reconocimiento adecuado a la labor bien hecha, serán sin duda aspectos determinantes para que acabe implantándose la disciplina requerida. En definitiva, todo debe estar en condiciones óptimas: limpieza, seguridad, fiabilidad, etc. Una vez más, hay que insistir en que deben definirse instrucciones de trabajo y asignar medios y recursos: disponer de contenedores normalizados y estanterías, señalizar las áreas para el material, establecer controles visuales para evitar el exceso de stocks, etc.

El cumplimiento de la disciplina exige la realización de auditorías porque éstas constituyen una herramienta de ayuda que debe ser utilizada y mejorada permanentemente por el propio equipo (semanal o mensualmente), y solo periódicamente debe ser usada por un auditor externo para garantizar la objetividad de la misma.

¿Por dónde empezar a trabajar con 5S?

Para empezar con la implantación de las 5S, habrá que escoger un área piloto y concentrarse en ella porque servirá como aprendizaje y punto de partida para el despliegue al resto de la organización. Esta área piloto:

Será muy bien conocida.
Representará a priori una probabilidad alta de éxito.
Permitirá obtener resultados significativos y rápidos.

Dado que para una determinada zona puede presentarse un cierto grado de conflicto entre los tres puntos citados, hay que estar preparado para alcanzar un cierto grado de equilibrio.

Es muy importante seleccionar un equipo con una gran motivación, de manera que se pueda sacar al máximo provecho del trabajo realizado y obtener  mayores resultados en la implantación de las 5S. De esta forma es más fácil el despliegue de las 5S a otras áreas o departamentos.

Las recomendaciones en este sentido son:

La mala distribución en planta de maquinaria y equipos, junto con movimientos innecesarios de los trabajadores son, en muchas ocasiones, causa de accidentes. Una forma de mejorar las condiciones de seguridad y de salud de los trabajadores consiste en la adecuada distribución de las máquinas y equipos en la planta.

Las zonas de paso, salidas y vías de circulación de los lugares de trabajo y, en especial las salidas y vías de circulación previstas para la evacuación en casos de emergencia, deberán permanecer libres de obstáculos de forma que sea posible utilizarlas sin dificultades en todo momento. Los lugares de trabajo se limpiarán periódicamente y siempre que sea necesario, para mantenerlos en todo momento en condiciones higiénicas adecuadas.

Se eliminarán con rapidez los desperdicios, las manchas de grasa, los residuos de sustancias peligrosas o tóxicas, y demás productos residuales que puedan originar accidentes o contaminar el ambiente de trabajo. Para ello se dispondrán de contenedores adecuados.

Más de las 5S

Cabe señalar que algunas organizaciones que hace tiempo que aplican el método de las 5S han llegado a definir cuatro “S” más que complementan y suponen un avance dentro de la cultura creada a partir de las 5S tradicionales.

Esto nos indica que las 5S son algo vivo, un proyecto de mejora constante que permite ir tan lejos como permita la imaginación, la capacidad de trabajo.

Las nuevas “S” son: 

Shikari (constancia)

Se entiende como la capacidad de la persona de continuar de manera firme en una línea de acción, la voluntad de conseguir una meta.

Shitsukoku  (compromiso)

Consiste en cumplir aquello que se ha pactado, implica una visión ética de la aplicación de las 5S.

Seishoo (coordinación)

Se relaciona con la capacidad de realizar un trabajo siguiendo una metodología concreta y teniendo en cuenta al resto de personas que integran el equipo de trabajo, con el fin de aunar esfuerzos para alcanzar un objetivo común.

Seido  (sincronización)

Quiere decir establecer un plan de trabajo mediante normas claras y específicas que indiquen a  cada miembro del equipo qué se espera de él y qué tiene que hacer.

En cualquier caso, las 5S son un puente que conduce a otras mejoras, ya que a partir de las 5S hay que seguir adelante con los cero defectos, la reducción de costes y otras actividades de mejora. Esto quiere decir, por ejemplo, que una vez está la fábrica limpia y ordenada, la simple colocación de ruedas giratorias en las máquinas para que puedan moverse fácilmente representa una oportunidad de mejora. Otros pasos pueden ser la eliminación de los defectos tan cerca de la fuente como sea posible y, evidentemente, la implantación del sistema pull de producción.
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