La metodología 5S es un enfoque sistemático para organizar, limpiar y mantener un ambiente de trabajo eficiente y seguro. Originaria de Japón, esta metodología sigue un proceso establecido en cinco pasos, cuyo desarrollo implica la asignación de recursos, la adaptación a la cultura de la empresa y la consideración de aspectos humanos. En los últimos años la metodología 5S se ha convertido en una herramienta fundamental en la gestión de la calidad y la mejora continua en todo tipo de organizaciones.
Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. ¿Qué significa cada S de la Metodología 5S?
2. Beneficios de aplicar la Metodología 5S
3. Ventajas de aplicar cada S en una empresa
1. ¿Qué significa cada S de la metodología 5S?
La metodología 5S se compone de cinco principios, cada uno representado por una palabra japonesa que comienza con la letra "S":
Seiri (Clasificación):
Implica eliminar del área de trabajo todo lo que no sea necesario, separando lo esencial de lo innecesario y eliminando el desorden. Esto ayuda a liberar espacio, reducir el tiempo de búsqueda de herramientas y materiales, y facilitar la identificación de problemas.
Seiton (Orden):
Consiste en organizar los elementos esenciales de manera sistemática y eficiente. Cada cosa debe tener un lugar designado y ser fácilmente accesible. Se promueve el uso de etiquetas, señales y marcas para identificar claramente los objetos y su ubicación.
Seiso (Limpieza):
Se refiere a mantener un ambiente de trabajo limpio y ordenado en todo momento. Esto implica la limpieza regular de equipos, herramientas y áreas de trabajo para prevenir la acumulación de suciedad y residuos. Una limpieza constante ayuda a reducir el riesgo de accidentes y mejora la eficiencia operativa.
Seiketsu (Estandarización):
Implica establecer normas y procedimientos estandarizados para mantener los niveles de clasificación, orden y limpieza alcanzados mediante los primeros tres pasos. Esto asegura que las prácticas 5S se mantengan a largo plazo y se conviertan en parte de la cultura organizacional.
Shitsuke (Disciplina):
Se refiere a desarrollar hábitos y comportamientos que promuevan el cumplimiento continuo de las normas y prácticas establecidas. La disciplina personal y el compromiso son fundamentales para mantener los estándares de 5S a lo largo del tiempo.
La metodología 5S comprometen tanto a la dirección como a los niveles operativos de la organización, en la búsqueda de mejores niveles de rendimiento.
2. Beneficios de aplicar la Metodología 5S
La metodología 5S ofrece una amplia gama de beneficios, incluyendo:
- Mejora de la eficiencia y productividad.
- Reducción de tiempos de búsqueda y desperdicios.
- Mejora de la seguridad y reducción de accidentes.
- Fomento de un ambiente de trabajo más agradable y motivador.
- Facilitación de la implementación de otras iniciativas de mejora continua.
- Facilita la comunicación con el resto de los empleados.
- Evita reclamaciones de los clientes relativas a la calidad de los productos.
- La mejora de la calidad de vida en el área de trabajo y la seguridad.
Todo lo anterior se logra debido a que la metodología 5S elimina, evita o reduce lo siguientes aspectos en la empresa:
- Suciedad: máquinas, instalaciones, herramientas, etc.
- Desorden: pasillos ocupados, herramientas sueltas, cartones, etc.
- Elementos rotos: topes, indicadores, etc.
- Falta de instrucciones y señales comprensibles por todos.
- Falta de elementos de seguridad: gafas, botas, auriculares, guantes, etc.
- Desinterés de los empleados por su área de trabajo.
- Movimientos innecesarios de personas, utillajes y materiales.
- Falta de espacio en la zona de los almacenes.
4. Ventajas de aplicar cada S en una empresa
La metodología 5S se compone de Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke y cada uno brinda diferentes aportes a la empresa, a continuación, describimos el aporte de cada uno.
a. Seiri (Clasificación)
Consiste en separar lo necesario de lo innecesario y eliminar todo lo que no contribuye al trabajo diario, de esta forma se mantiene las cosas necesarias en un lugar conveniente y en un lugar adecuado.
Ventajas:
- Reducción de desorden: Al separar lo necesario de lo innecesario, se elimina el desorden del lugar de trabajo, lo que facilita la identificación y acceso a los elementos esenciales para realizar las tareas.
- Mayor eficiencia: La eliminación de elementos innecesarios libera espacio y reduce el tiempo de búsqueda de herramientas y materiales, lo que aumenta la eficiencia operativa de las máquinas y personas implicadas.
- Reducción de costos: Al eliminar elementos innecesarios, se reducen los costos asociados con el almacenamiento, mantenimiento y manejo de inventario de productos obsoletos.
- Mayor espacio: Al eliminar elementos innecesarios poseemos mayor espacio de almacenamiento y de transporte.
b. Seiton (Orden)
Implica organizar los elementos esenciales de manera sistemática y eficiente para facilitar su acceso y uso. La organización es una cuestión de cuan rápido uno puede conseguir lo que necesita, y cuan rápido puede devolverla a su sitio nuevo. Cada cosa debe tener un único, y exclusivo lugar donde debe encontrarse antes de su uso, y después de utilizarlo debe volver a él. Todo debe estar disponible y próximo en el lugar de uso.
Ventajas:
- Mayor productividad: La organización sistemática de los elementos esenciales facilita su acceso y uso, lo que aumenta la productividad al reducir los tiempos de búsqueda y movimiento. Facilita el transporte interno de materiales y herramientas. Facilita la ejecución del trabajo en el plazo previsto.
- Reducción de errores: Un entorno de trabajo ordenado reduce la posibilidad de cometer errores al garantizar que cada cosa tenga un lugar designado y sea fácilmente identificable. Evita la compra de materiales y componentes innecesarios.
- Mejora de la seguridad: La disposición ordenada de herramientas y materiales reduce el riesgo de accidentes al minimizar los obstáculos y asegurar un flujo de trabajo claro y seguro. Evita los daños a los materiales, herramientas o productos almacenados.
c. Seiso (Limpieza)
Se refiere a mantener un ambiente de trabajo limpio y ordenado en todo momento para prevenir accidentes y mejorar la eficiencia. La limpieza la debemos hacer todos, es importante que cada trabajador tenga asignado una pequeña zona de su lugar de trabajo que deberá tener siempre limpia bajo su responsabilidad. No debe haber ninguna parte de la empresa sin asignar. Cada trabajador de la empresa debe retirar cualquier suciedad de su estación de trabajo antes y después de cada trabajo realizado.
Ventajas
- Ambiente de trabajo más seguro: La limpieza regular del lugar de trabajo reduce el riesgo de accidentes al eliminar los desechos, derrames y otros peligros potenciales. Evita pérdidas y daños materiales y productos.
- Mejora de la calidad: Un entorno limpio y ordenado facilita la detección temprana de problemas de calidad al garantizar que cualquier anomalía sea fácilmente visible y pueda abordarse de inmediato.
- Mejora de la moral y la motivación: Un lugar de trabajo limpio y ordenado crea un ambiente más agradable y acogedor que puede aumentar la moral y la motivación de los empleados.
- Incrementa la productividad: En un entorno limpio se evitan los errores de personas y máquinas por lo que el producto o servicio se hace bien a la primera vez, evitando hacer las cosas dos veces.
d. Seiketsu (Estandarizar)
Consiste en establecer normas y procedimientos estandarizados para mantener los niveles de clasificación, orden y limpieza alcanzados. Una técnica para lograr la estandarización es el “visual management” o gestión visual, esta técnica consiste en grupo de responsables que realiza periódicamente una serie de visitas a toda la empresa y detecta aquellos puntos que necesitan mejorar. Una variación mejor y más moderna es el “colour management” o gestión por colores, aquí en vez de tomar notas sobre la situación, coloca una serie de tarjetas, rojas en aquellas zonas que necesitan mejorar y verdes en zonas especialmente cuidadas.
Ventajas
- Consistencia operativa: La estandarización de normas y procedimientos garantiza que las prácticas 5S se mantengan consistentes en todo momento y en todos los lugares de trabajo. Facilita la seguridad y el desempeño de los trabajadores.
- Facilita la capacitación: Los estándares claros y estandarizados facilitan la capacitación de nuevos empleados y aseguran que todos sigan las mismas prácticas y procedimientos. Eleva el nivel de satisfacción y motivación del personal hacia el trabajo.
- Sostenibilidad a largo plazo: Al establecer normas y procedimientos estandarizados, se promueve la sostenibilidad a largo plazo de las prácticas 5S y se evita la degradación con el tiempo. Evita daños de salud del trabajador y del consumidor.
e. Shitsuke (Disciplina)
Se trata de desarrollar hábitos y comportamientos que promuevan el cumplimiento continuo de las normas y prácticas establecidas. La disciplina quiere decir voluntad de hacer las cosas como se supone se deben hacer, es el deseo de crear un entorno de trabajo en base de buenos hábitos.
Se trata de la mejora alcanzada con las 4S anteriores se convierta en una rutina, en una práctica más de nuestros quehaceres, es el crecimiento a nivel humano y personal a nivel de autodisciplina y autosatisfacción.
Ventajas
- Cultura de mejora continua: La disciplina personal y el compromiso con las prácticas 5S promueven una cultura de mejora continua en la organización, donde la búsqueda de la excelencia se convierte en un valor central.
- Sostenibilidad a largo plazo: La disciplina personal garantiza que las prácticas 5S se mantengan a lo largo del tiempo, incluso cuando las circunstancias cambian o surgen nuevos desafíos.
- Mayor eficacia: Una cultura de disciplina promueve la eficacia en todos los aspectos del trabajo, lo que puede llevar a una mayor productividad, calidad y satisfacción del cliente.