Metodología 5S - Herramienta de Calidad 5S: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke

La metodología de las 5S sigue un proceso establecido en cinco pasos, cuyo desarrollo implica la asignación de recursos, la adaptación a la cultura de la empresa y la consideración de aspectos humanos.

Estos cinco pasos o fases son: eliminar lo innecesario, ordenar (cada cosa en su sitio y un sitio para cada cosa), limpiar e inspeccionar, estandarizar (fijar la norma de trabajo para respetarla) y disciplina  (construir autodisciplina y forjar el hábito de comprometerse). La implantación de 5S debe realizarse de entrada en un área piloto reducida donde se puedan obtener resultados significativos de forma rápida.

La implantación de las 5S tiene por objetivo evitar que se presenten los siguientes síntomas disfuncionales en la empresa:

• Aspecto sucio de la planta: máquinas, instalaciones, herramientas, etc.

• Desorden: pasillos ocupados, herramientas sueltas, cartones, etc.

• Elementos rotos: topes, indicadores, etc.

• Falta de instrucciones y señales comprensibles por todos.

• No usar elementos de seguridad: gafas, botas, auriculares, guantes, etc.

• Averías más frecuentes de lo normal.

• Desinterés de los empleados por su área de trabajo.

• Movimientos innecesarios de personas, utillajes y materiales.

• Falta de espacio en la zona de los almacenes.

Cuando en una empresa hay un sentimiento que permite identificarse con los síntomas apuntados, entonces la implantación de las 5S es muy recomendable y se justifica por las siguientes razones:

• Son indiscutibles las ventajas de tener cada cosa en su sitio, limpia y lista para su uso. Este principio debe ser un hábito de comportamiento, que ha de ser estandarizado.

• Se trata de un proyecto que plantea objetivos alcanzables para un grupo designado para llevarlo a cabo, lo cual posiblemente atraerá la voluntad de colaboración de otros.

• El periodo de ejecución se plantea a corto plazo (tres meses como máximo).

• Presenta resultados tangibles, cuantificables y visibles para todos, ya que se trata de algo que facilitará el desarrollo del trabajo y será aplicable con posterioridad.

Desde el desarrollo del concepto original de las 5S hacia 1980, éste ha sido aplicado ampliamente en empresas industriales, más que en servicios, a pesar de que quizás son las áreas de servicios las que mayores posibilidades de mejora y beneficio pueden alcanzar con la práctica de las 5S. Las 5S comprometen tanto a la dirección como a los niveles operativos, en la búsqueda de mejores niveles de rendimiento.

• La extraordinaria simplicidad de los conceptos que maneja.

• El gran componente visual y de alto impacto en corto tiempo para el personal, lo cual permite mejorar su participación en nuevas iniciativas de mejora.

• Facilita la comunicación con el resto de empleados, porque como es sabido, los materiales, componentes y equipos que no se usan se convierten en obstáculos que dificultan las relaciones personales.

• Evita reclamaciones de los clientes relativas a la calidad de los productos.

• La mejora de la calidad de vida en el área de trabajo y la seguridad.

Las 5S son: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke.

Significa separar las cosas necesarias y las que no la son manteniendo las cosas necesarias en un lugar conveniente y en un lugar adecuado.

Ventajas:

* Reducción de necesidades de espacio, stock, almacenamiento, transporte y seguros.

* Evita la compra de materiales no necesarios y su deterioro.

* Aumenta la productividad de las máquinas y personas implicadas.

* Provoca un mayor sentido de la clasificación y la economía, menor cansancio físico y mayor facilidad de operación.

La organización es el estudio de la eficacia. Es una cuestión de cuan rápido uno puede conseguir lo que necesita, y cuan rápido puede devolverla a su sitio nuevo. Cada cosa debe tener un único, y exclusivo lugar donde debe encontrarse antes de su uso, y después de utilizarlo debe volver a él. Todo debe estar disponible y próximo en el lugar de uso.

Ventajas:

* Menor necesidad de controles de stock y producción.

* Facilita el transporte interno, el control de la producción y la ejecución del trabajo en el plazo previsto.

* Menor tiempo de búsqueda de aquello que    nos hace falta.

* Evita la compra de materiales y componentes innecesarios y también de los daños a los materiales o productos almacenados.

* Aumenta el retorno de capital.

* Aumenta la productividad de las máquinas y personas.

* Provoca una mayor racionalización del trabajo, menor cansancio físico y mental, y mejor ambiente.

La limpieza la debemos hacer todos. Es importante que cada uno tenga asignada una pequeña zona de su lugar de trabajo que deberá tener siempre limpia bajo su responsabilidad. No debe haber ninguna parte de la empresa sin asignar. Si las persona no asumen este compromiso la limpieza nunca  será real.

Toda persona deberá conocer la importancia de estar en un ambiente limpio. Cada trabajador de la empresa debe, antes y después de cada trabajo realizado, retirara cualquier tipo de suciedad generada.

Ventajas

* Un ambiente limpio proporciona calidad y seguridad,

* Mayor productividad de personas, máquinas y materiales, evitando hacer cosas dos veces

* Facilita la venta del producto.

* Evita pérdidas y daños materiales y productos.

* Es fundamental para la imagen interna y externa de la empresa.

Quien exige y hace calidad cuida mucho la apariencia. En un ambiente Limpio siempre habrá seguridad. Quien no cuida bien de sí mismo no puede hacer o vender productos o servicios de Calidad. Una técnica muy usada es el “visual management”, o gestión visual. Esta Técnica se ha mostrado como sumamente útil en el proceso de mejora continua. Se usa en la producción, calidad, seguridad y servicio al cliente.

Consiste en grupo de responsables que realiza periódicamente una serie de visitas a toda la empresa y detecta aquellos puntos que necesitan de mejora.

Una variación mejor y más moderna es el “colour management” o gestión por colores. Ese mismo grupo en vez de tomar notas sobre la situación, coloca una serie de tarjetas, rojas en aquellas zonas que necesitan mejorar y verdes en zonas especialmente cuidadas.

Normalmente las empresas que aplican estos códigos de colores nunca tiene tarjetas rojas, porque en cuanto se coloca una, el trabajador responsable de esa área soluciona rápidamente el  problema para poder quitarla.

Ventajas

* Facilita la seguridad y el desempeño de los trabajadores.

* Evita daños de salud del trabajador y del consumidor.

* Mejora la imagen de la empresa interna y externamente.

* Eleva el nivel de satisfacción y motivación del personal hacia el trabajo..

Disciplina no significa que habrá unas personas pendientes de nosotros preparados para castigarnos cuando lo consideren oportuno. Disciplina quiere decir voluntad de hacer las cosas como se supone se deben hacer. Es el deseo de crear un entorno de trabajo en base de buenos hábitos.

Se trata de la mejora alcanzada con las 4S anteriores se convierta en una rutina, en una práctica mas de nuestros quehaceres. Es el crecimiento a nivel humano y personal a nivel de autodisciplina y autosatisfacción. Esta 5 S es el mejor ejemplo de compromiso con la Mejora Continua.