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Ciclo de Deming: Metodología de mejora continua | PDCA - PHVA

Toda organización sea empresarial, deportiva, política o social siempre está búsqueda del éxito, siendo el éxito para cada uno de ellos lograr sus objetivos. El objetivo de cada organización es diferente, por ejemplo una organización empresarial tiene como objetivo obtener las mejores utilidades del sector, una organización deportiva ser el primero en la tabla de posiciones, etc.

Para que una organización obtenga éxito es necesario enfrentar y resolver los problemas que se atraviesan, para ello es vital el trabajo en equipo; un equipo ayuda a formular ideas, compartir conocimientos y sumar esfuerzos con el fin único de resolver el problema que tienen que enfrentar.

La pregunta es ¿Cómo podemos resolver los problemas de la organización? Pues a través del Ciclo de Deming.

¿Qué es el Ciclo de Deming?

El Ciclo de Deming, es la metodología más usada para solucionar problemas y ejecutar sistemas de mejora continua. Su aplicación ayuda a que las organizaciones mejoren su rendimiento y aumenten su productividad.

Walter A. Shewhart es el creador del Ciclo PHVA, que más tarde los japoneses rebautizaron como Ciclo Deming debido a que Deming fue quien enseñó la metodología en el Japón de los años 1950. Cabe destacar que Shewhart fue amigo y mentor de Deming.

El Ciclo de Deming se compone de 4 fases y se basa en el supuesto de que una empresa debe seguir mejorando para poder competir en el mercado.

El Ciclo de Deming es conocido también como: 
Ciclo de Shewhart
Ciclo de la calidad
Ciclo PDCA (Plan Do Check Act)
Ciclo PHVA (Planear Hacer Verificar Actuar)
Espiral de Mejora Continua

Beneficios del Ciclo de Deming

Disminuye los tiempos en los procesos
Aumenta la productividad
Disminuye y previene los fallos y errores.
Optimiza el uso de los recursos de la empresa (materiales, humano, dinero, etc.) 

Fases del Ciclo de Deming

El Ciclo de Deming o Ciclo PHVA se compone cuatro etapas cíclicas de forma que una vez acabada la etapa final se debe volver a la primera y repetir el ciclo de nuevo, estas etapas son: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar.

1. PLANIFICAR:

En esta etapa se identifican los problemas, se establecen los objetivos (incluye la forma de medición) y se definen los métodos para conseguir los objetivos establecidos.

2. HACER:

En esta etapa se implementa el plan de acción (de la fase anterior), en ocasiones conviene realizar una prueba piloto para probar el funcionamiento antes de realizar los cambios a gran escala. 

3. VERIFICAR:

En esta etapa una vez implantada la mejora se comprueban los logros obtenidos en relación a las metas u objetivos que se marcaron en la primera fase, es importante determinar el grado de cumplimiento que hemos obtenido.

4. ACTUAR:

En esta etapa se estudian los resultados, se toma acciones correctivas o preventivas para mejorar continuamente el desempeño de los procesos.

Una vez finalizado la fase 4, se debe volver a la primera fase para estudiar nuevas mejoras a implantar.

Herramientas de Calidad y el Ciclo de Deming

Para desarrollar cada fase del Ciclo de Deming es necesario apoyarnos de diferentes herramientas de calidad, a continuación se muestran las herramientas que deben aplicarse en cada fase de Ciclo PHVA:


Ejemplo aplicativo: Ciclo de Deming 

Una empresa retail con alcance nacional posee 1000 Asesores de Venta, cada asesor comisiona el 2% del valor del producto que logran vender.

La empresa desde el 2018 posee un sistema automático de pago de comisiones lo cual ha ayudado a liberar la carga operativa del área de contabilidad, cuando se implementó se indico que solo existirán algunos pagos manuales (entre el 1% a 5% del total de casos) debido a que ciertas condiciones particulares no son programables en el sistema.

Sin embargo, en los últimos meses se han incrementado los pagos manuales, por lo que el Asistente de Contable no logra calcular ni pagar a tiempo las comisiones a los asesores de venta, este retraso ha traído diferentes reclamos y quejas hacia la organización inclusive el sindicato de trabajadores ha presentado el caso ante el Ministerio de Trabajo.

¿Cómo podríamos solucionar este problema usando el Ciclo de Deming?

1. PLANIFICAR: 

Se realizó un análisis mediante histogramas y se halló que actualmente el 30% de los pagos de comisiones se realizan de forma manual (ya no es el 1% o 5%), este 30% le pertenece a todos los asesores de venta que ingresaron desde el marzo del 2019 a la actualidad, coincidentemente en marzo 2019 hubieron muchos cambios organizaciones en el área de Selección de Personal.

Se realizó las observaciones directamente al proceso de Selección de Personal, se concluyó que el origen del problemas proviene de un mal registro del Asesor de Ventas, los Asesores de Venta contratados desde marzo del 2019 son registrados en el sistema con el código 1412 que pertenece al "Asesor de Servicio", este error es realizado por el Asistente de Selección de Personal debido a que la ficha de ingreso no especifica código de cargo y además los nuevos asesores solo colocan "Asesor" no especifican "Asesor de Ventas".

Objetivo: Registrar correctamente los codigo de cargo de todos los "Asesores de Venta" desde marzo 2019 a la actualidad.

Método: Cada asesor al ingresar a la compañía deberá llenar una ficha de datos y debe incluir el puesto específico e indicar el código de cargo al costado. Semanalmente un Analista de Operaciones validará que todos los "Asesores de Venta" se encuentren registrados correctamente.

2. HACER: 

El área de Selección de Personal actualizará sus fichas de ingreso de personal agregando el campo código de cargo.
El área de Capacitación realizará la capacitación al Asistente de Selección sobre los puestos existentes y sus códigos respectivos.

3. VERIFICAR: 

El Área de Operaciones descarga semanalmente el reporte de todos los "Asesores de Venta" y verifica si todos los Asesores de Venta se encuentran registrados con el código correcto.

4. ACTUAR:

Se encontró que se mejoró en un 90% el registro de los Asesores de Venta, sin embargo sigue existiendo un 10% de error debido a que algunos asesores de venta no colocan correctamente el código en su ficha de ingreso.

EN RESUMEN EL CICLO DE DEMING


  • El Ciclo de Deming, es la metodología más usada para solucionar problemas y ejecutar sistemas de mejora continua.
  • El Ciclo de Deming tiene 4 fases: Planificar, Hacer, Verificar y Actuar
  • El Ciclo de Deming es infinito, es decir una vez finalizado la fase 4, se debe volver a la primera fase para estudiar nuevas mejoras.
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