A principios de la década de 1990, la Reingeniería de Procesos o BPR por sus siglas del inglés Business Process Reengineering apareció en escena principalmente a partir del libro “Reingeniería” de Hammer y Champy (1993), aquí se indicaba que la gran estrategia revolucionaria para lograr mejoras radicales en el desempeño de las organizaciones era mediante el rediseño radical de los procesos.
Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. ¿Qué es la reingeniería de procesos?
2. ¿Cuáles son los componentes de la reingeniería?
3. ¿Cuáles son las etapas de reingeniería?
4. ¿Cuáles son los mandamientos para el diseño de proceso?
1. ¿Qué es la reingeniería de procesos?
La reingeniería es, según Lowental, 1994: Repensar y rediseñar los aspectos fundamentales de la estructura organizacional y la operación de los procesos, encaminados hacia los aspectos de mayor ventaja competitiva de la organización, para lograr mejoras espectaculares en el desempeño de la organización. Hacer reingeniería es sinónimo de innovar sistemas y procesos.
.jpg "¿Qué es la Reingeniería de Procesos?")
Abundan los ejemplos en los que los clientes (internos y externos) son víctimas del mal diseño de los procesos, porque los sistemas, los procedimientos y la capacitación no están pensados ni diseñados en función del cliente.
2. ¿Cuáles son los componentes de la reingeniería?
Los cuatro componentes básicos de la reingeniería según Lowenthal son:
- Reenfoque: Una gran orientación de la empresa hacia los clientes tanto internos y externos, es necesario alinear los valores de la empresa con las necesidades y demandas de los clientes.
- Rediseño: Repensar de manera fundamental los procesos en la organización, que lleven a mejorar la productividad y reducir los tiempos de fabricación.
- Reorganización: Una reorganización de la estructura administrativa, la cual típicamente rompe con las jerarquías funcionales y las sustituye por equipos de procesos.
- Mejora: Nuevos sistemas de medición e información, los cuales usan tecnología de punta para mejorar la distribución de información y la toma de decisiones.
3. ¿Cuáles son las etapas de reingeniería?
Se tiene las siguientes cinco etapas: Preparación, Identificación, Elección, Diseño
1. Preparación
Esta etapa tiene como finalidad movilizar y motivar a las personas que van a realizar la tarea. Las actividades que comprende son: armar el equipo de trabajo, acordar la metodología de trabajo y el plan de tareas.
2. Identificación
La segunda etapa es identificar los procesos clave del negocio, aquellos que agregan valor. Los procesos son el objeto y propósito de la reingeniería, pero éstos no son fáciles de identificar dentro de una organización. Se puede hablar del departamento de compras y sus procedimientos, pero pocas veces se dice de un proceso de compras que involucra a varios departamentos y que por definición debería tener un solo encargado.
Las actividades comprendidas en esta etapa son: analizar la estrategia y el plan de negocios de la empresa y las exigencias del contexto, relevar globalmente los procesos existentes en términos de flujo de trabajo e información, departamentos involucrados y normas administrativas aplicadas.
Por último, se debe evaluar la eficiencia y eficacia de los procesos actuales en términos de cantidades de insumos y de productos, costo, tiempo y calidad del proceso y personal participante, lo que permitirá medir las mejoras después de la aplicación de la reingeniería.
3. Elección
La tercera etapa se trata de identificar, atendiendo al impacto sobre el negocio los procesos a ser rediseñados y definir el orden de prioridad en la tarea.
4. Diseño
En esta cuarta etapa se efectúa el diseño o rediseño de los procesos seleccionados y se definen los requerimientos en materia de personal y soporte informático, así como la modificaciones que precisa la estructura que soportará nuevos procesos en base al análisis realizado que pudo ser la determinación de tareas redundantes, cuellos de botella en el flujo de trabajo, controles que no agregan valor, etc.
5. Transformación
Aprobado el diseño definitivo de los procesos se procede a su implementación o puesta en marcha y la medición de los resultados.
4. ¿Cuáles son los mandamientos para el diseño de proceso?
Los mandamientos para realizar un efectivo diseño de procesos son:
- Diseñar en torno a las actividades principales.
- Diseñar para lograr un flujo continuo del trabajo.
- Evitar las actividades de requisito o de formalidad.
- Combinar etapas. Integrar etapas de bajo valor agregado o sobreponerlas dentro de etapas de valor agregado.
- Evitar compartir responsabilidades y dependencias intraorganizacionales.
- No diseñar por línea de ensamble.
- Diseñar actividades para que se ejecuten en trayectorias paralelas.
- No mezclar diferentes tipos de procesos.
- Diseñar una organización modular que esté compuesta de varias partes, las cuales puedan redirigirse cuando sea necesario (procesos con múltiples versiones).
- Ubicar a los individuos dentro de un conglomerado o célula, de tal forma que estén cercanos físicamente entre sí.
- Diseñar grupos de trabajo (módulos) para que sean temporales.
- Crear más trabajadores multihabilidades. Incrementar el campo de cada labor.
- Ubicar especialistas dentro de la línea organizacional.
- Dar a los empleados acceso a toda la información que ellos necesiten para completar un producto.
- Si hay grupos de apoyo indirecto fuera de la línea de conglomerados o células, éstos no deben tener un control cotidiano sobre los procesos que afectan a los conglomerados.
- Dar a los trabajadores la mayor autoridad para tomar decisiones.