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Reestructuración de la Organización y de mejora de procesos | Movimientos por la Calidad

Al final de la década de 1990, se había desarrollado una conciencia en las organizaciones de que la calidad es un asunto estratégico y una ventaja competitiva. Además, se acumularon muchos intentos fallidos de hacer que las prácticas directivas estuvieran alineadas con las propuestas de la administración de la calidad total. En muchas compañías, los viejos supuestos y modelos mentales acerca de que la calidad es un problema y es una labor de manufactura, seguían dominando algunas de las prácticas directivas. Por ello se siguen proponiendo enfoques renovados para reinventar a las empresas con el fin de que logren sobrevivir en un mundo globalizado.

Es por eso, que el día de hoy aprenderemos:
1. ¿Qué es la Reestructuración de la Organización y Mejora de Procesos?
2. ¿Cómo implementar la reestructuración de organización?
3. ¿Qué hacer para mejorar los procesos en la organización?

1. ¿Qué es Reestructuración la Organización y mejora de procesos?

La reestructuración de la organización y mejora de procesos es un movimiento por la calidad que implica un análisis profundo sobre lo que funciona, lo que no funciona y lo que necesita funcionar mejor en la organización con el fin de mejorar la calidad.

La reestructuración de un negocio exige una exhaustiva evaluación de cinco factores: personas, procesos, estructura, tecnología y cultura. Se ha demostrado que el rendimiento se optimiza cuando estos cinco factores se alinean adecuadamente para respaldar los objetivos y prioridades de la organización.

Identificar cuáles son los cambios es sólo una parte del proceso, el desafío más grande es en realidad contar con un plan detallado de implementación del cambio, así como gestionar una comunicación efectiva para transmitir la nueva visión y las razones por las cuales la nueva estructura es necesaria. Los líderes deben recordar que cambiar una organización es cómo subirse a una montaña rusa: las personas que están al frente pueden ver lo que viene. Sin embargo, las personas en la parte posterior normalmente experimentarán un cambio más repentino con poca visibilidad y menos información para prepararse.

2. ¿Cómo implementar la reestructuración de organización?

Para implementar este movimiento por la calidad es necesario:

2.1 Comprender la necesidad real

Lo primero que tenemos que hacer es identificar si la organización tiene una necesidad real para una rediseñar su estructura. Ahora, para que el proceso de reestructura sea efectivo se necesita tener una visión clara respecto a lo que se quiere lograr y cuáles son las modificaciones necesarias para conseguirlo. De esta manera la nueva estructura estará alineada a la estrategia organizacional, lo que se verá reflejado en la correcta definición de las responsabilidades y roles de los líderes y sus equipos de trabajo.

2.2. Rediseñar la estructura para el éxito

Ya que tenemos claro cuáles son los retos y el estado futuro a dónde se quiere llevar a la organización, podemos comenzar a rediseñar la estructura que va a soportar la nueva estrategia de negocio. Para poder hacer esto nos ayudaría responder lo siguiente:

  • ¿Cuál es el estado actual de la organización?
  • ¿A dónde queremos llevarla?
  • ¿Cuál es la estructura que nos va a permitir llegar ahí?

La reestructuración de la organización se presenta como una excelente oportunidad para mejorar todos los procesos, como: simplificación de tareas, automatización, evaluación y desarrollo del talento, entre otras modificaciones que impactan en beneficio de los costos y la productividad.

Hay muchas formas de crear una estructura organizacional, puedes definir una estructura basada en equipos funcionales, regionales, equipos organizados por tipo de productos o categorías, por procesos, etc. Todas estas opciones pueden funcionar, la clave es identificar claramente los puntos de dolor y enfocar los esfuerzos para abordarlos, manteniendo una línea directa con la estrategia del negocio y capitalizando las fortalezas de la organización.

2.3. Comunicar de manera oportuna y transparente

La comunicación es una de las piezas más importantes en un proceso de reestructuración y cambio organizacional. El cambio no es fácil y puede generar miedo e incertidumbre. Cuando llegue el momento de anunciar los cambios, debemos ser abiertos y transparentes. Se recomienda:

  • Planificar la comunicación en todos los pasos de la reorganización. Dejar muy claro qué sucederá, por qué, cuándo y a quién afectará. Trabajar en que las personas se motiven y comprometan sólo después de que esté clara la razón del cambio y lo que se espera de cada persona. Si lo intentas antes, no escucharán, o crearás confusión y resistencia.

  • Comunicación centrada en las personas. Enfocar las comunicaciones en temas que son importantes para la gente, no sólo para la organización.

  • Cercanía y presencia. Asegurarse de que exista comunicación en persona, no sólo a través de medios electrónicos.

  • Foros con líderes. Garantizar que existan foros en donde los líderes estén cerca de la gente y puedan responder a preguntas de los colaboradores, así como reforzar mensajes clave sobre el cambio.

  • Comunicación bidireccional. Debemos abrir espacios de comunicación para obtener retroalimentación continua sobre la forma en que estamos gestionando el cambio y así lograr un proceso cíclico de mejora continua.

2.4. Alinear la infraestructura

Un error común en los procesos de reestructura, es enfocarnos solamente en cómo se ve nuestra nueva organización y olvidarnos del cómo funciona. Durante el proceso de implementación de una nueva estructura organizacional es fundamental alinear los procesos, sistemas, capabilities y comportamientos esperados para que nuestro nuevo diseño funcione, logrando que se vea reflejado en el desempeño y la productividad.

2.5. Medir y aprender sobre la marcha

Una vez implementada la nueva organización, es importante ser realistas y saber que no funcionará a la perfección desde el inicio. Pero aún más importante es saber reaccionar de forma efectiva y trabajar en planes de ajuste y corrección de manera ágil, considerando las premisas y estrategia original. Para esto, debemos impulsar espacios de retroalimentación y participación a través de los cuales se puedan identificar problemas y atacarlos lo antes posible.

Para poder medir el éxito de nuestra implementación, necesitamos contar con indicadores de negocio y de recursos humanos que nos ayuden a establecer planes de acción concretos. Algunos indicadores pueden ser los índices de compromiso y efectividad organizacional en las encuestas de clima laboral, otra forma de medir es con datos acerca de la pérdida de talento o niveles de rotación. Por último, los indicadores de productividad serán un elemento clave para medir el progreso.

3. ¿Qué hacer para mejorar los procesos en la organización?

El proceso de mejoramiento está formado por diez actividades básicas:

  1. Obtener el compromiso de la alta dirección.
  2. Instituir un consejo directivo de mejoramiento.
  3. Conseguir la intervención de mejoramiento.
  4. Asegurar la participación de los empleados en equipo.
  5. Lograr la colaboración individual.
  6. Crear equipos para el mejoramiento de los sistemas y procesos.
  7. Desarrollar actividades con la participación de los proveedores.
  8. Establecer actividades que aseguren la calidad.
  9. Desarrollar e implantar planes de mejoramiento a corto plazo, así como una estrategia de mejoramiento a largo plazo.
  10. Definir un sistema de reconocimientos.
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