La gestión por procesos consiste en gestionar de forma integral todas las transacciones o procesos que la empresa realiza, en vez de gestionar tareas o actividades; además conduce a la estandarización de los procesos de negocio. Los procesos son un tipo de activo, por ello deben ser documentados y organizados de una manera clara, ya que es una forma de gestión del conocimiento.

Una organización es tan eficiente y eficaz como son sus procesos, resulta útil visualizar una empresa como un sistema de procesos, porque permite la medición, diagnóstico y mejora de cada uno de sus procesos. El sistema de procesos se define en un mapa de interacción y secuencia de procesos (MISP).

¿Qué es un Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos (MISP)?

Un MISP es la representación completa de los procesos de una empresa, esta representación muestra la secuencia e interacción de todos sus procesos (internos y externos); por lo tanto, el MISP muestra la forma como la organización funciona y se relaciona internamente, y como genera productos y servicios.

Para desarrollar un MISP se debe determinar una tipología de procesos, para fines académicos es usual dividirlo en procesos estratégicos, procesos operativos y procesos de soporte; sin embargo, cada empresa puede determinar la tipología más adecuada a su realidad, sin descuidar que cada MISP sea útil, genere valor, sea entendible y muestre claramente la realidad de la organización.

Para que un Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos sea útil y entendible es necesario que sea Simple y Expresivo:

• Simple, es decir, minimice la cantidad de elementos
• Expresivo, es decir, maximice los significados de cada elemento.

El Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos y la Subdivisión de Procesos

Los procesos de toda organización se subdividen en 4 niveles:

• Procesos del Nivel 0: Macroproceso
• Procesos del Nivel 1: Proceso
• Procesos del Nivel 2: Subproceso
• Procesos del Nivel 3: Actividades

Por ejemplo, una organización puede tener 2 macroprocesos, 3 y 5 procesos en los macroprocesos y 2 subprocesos en cada proceso, esto se observaría de esta forma:

• Macroproceso 1
  
  Proceso 1
    Subproceso 1
    Subproceso 2

  Proceso 2
    Subproceso 1
    Subproceso 2

  Proceso 3
    Subproceso 1
    Subproceso 2

• Macroproceso 2
  
  Proceso 1
    Subproceso 1
    Subproceso 2

  Proceso 2
    Subproceso 1
    Subproceso 2

  Proceso 3
    Subproceso 1
    Subproceso 2

  Proceso 4
    Subproceso 1
    Subproceso 2

  Proceso 5
    Subproceso 1
    Subproceso 2

De forma visual se representaría así: 
Cada nivel depende de la complejidad de los procesos de cada organización, a medida que se pasa de un nivel inferior a uno superior se obtiene mayor detalle del proceso.

Es común desarrollar el Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos solo para el Nivel 0 (Macroproceso), sin embargo, el MISP se puede elaborar en cualquier nivel, la elaboración en el Nivel 1 ó Nivel 2 dependerá únicamente de la necesidad de análisis y detalle que requiere la organización.

¿Por qué realizar un MISP?

Realizar un Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos - MISP tiene dos objetivos fundamentales:

  • Identificar los procesos más importantes de la organización, estos procesos son lo que no deben detenerse, son claves para que la compañía genere valor y brinde los productos y servicios a sus clientes.
  • Identificar los flujos de entrada y salida de los procesos más importantes, cada proceso de la organización posee uno o más inputs (entradas), los cuales se transforma para generar un output (salida).

Beneficios de un MISP

Elaborar un Mapa de Interacción y Secuencia de Procesos - MISP contribuye a mejorar la gestión de una empresa.

  • Identifica la necesidades actuales y futuras de los clientes.
  • Mejora el flujo de información entre los diferentes procesos y/o departamentos.
  • Facilita la identificación y selección de los procesos importantes relacionados a la definición de la estrategia y mejora de procesos.
  • Permite observar rendimientos, tasas de eficiencia, cuando se le asocia indicadores de gestión.
  • Permite realizar estudios relacionados con el riesgo operacional.
  • Permite estructurar el conocimiento disponible para la formación del personal.
  • Detecta ventajas competitivas.
  • Identifica nuevas oportunidades para el negocio.